Prosedur operasi standar

Prosedur Operasi Standar atau Tata Cara Kerja Baku (Bahasa Inggris: Standard Operating Procedure) yang dapat disingkat sebagai SOP, adalah suatu alur/cara kerja yang sudah ter-standardisasi, Standar Operasional Prosedur ini memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk (bersifat : mengikat dan direktif). Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur (langkah-langkah) tertulis yang pasti. SOP disusun sesuai dengan kebutuhan, Visi dan Misi masing-masing perusahaan atau organisasi dengan tujuan yang berbeda-beda.

Tujuan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Dilihat dari sisi praktikal-nya, Penyusunan SOP dalam suatu perusahaan atau bisnis, mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut:

• Mengupayakan peningkatan kinerja karyawan

• Salah satu cara menjamin kualitas produk bagi konsumen
• Mengupayakan peningkatan keuntungan perusahaan
• Sarana pengembangan perusahaan

Cara Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP)

Sebelum menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), perusahaan atau organisasi sebaiknya sudah melakukan pemetaan proses bisnis (Business Process Mapping), mempunyai Struktur Organisasi dan juga Deskripsi Pekerjaan yang jelas, sehingga dapat memudahkan proses penyusunan SOP.

Setelah perusahaan melakukan pemetaan proses bisnis, selanjutnya menguraikan dalam sesuai dengan bagian-bagian dan format SOP yang telah dipilih sesuai kebutuhan. Maka jadilah sebuah Standar Operasional Prosedur. Selain itu, dalam pembuatan atau penyusunan Proedur Operasi Standar, perhatikan format yang akan digunakan.

Format Penyusunan SOP

Setiap perusahaan atau organisasi menggunakan format yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan tujuannya masing-masing. Ada yang benar-benar menggunakan salah satu format saja, tapi ada yang mengkombinasikan dua atau tiga format. Berikut adalah macam-macam Format menyusun SOP:

• Narasi

Ada dua jenis format narasi, yaitu: Narasi Sederhana dan Narasi Hierarchical.

a. Narasi Sederhana, format SOP yang dibuat untuk aktivitas yang prosesnya pendek, berulang dan tidak memerlukan keputusan.

b. Narasi Hierarchical, format SOP yang dibuat untuk menjelaskan proses aktivitas dengan menggunakan model hierarki.

• Bagan Alir (flowchart)

Format inii digunakan untuk proses aktivitas yang panjang dan melibatkan pengembalian keputusan-keputusan

• Gambar (image)

Format ini digunakan untuk langkah-langkah kerja yang panjang. Dan dalam penjelasannya biasanya disertai dengan gambar-gambar orang yang sedang melakukan aktivitas.

• Video

Format SOP yang biasanya digunakan untuk menjelaskan operasi teknis visual. Cocok untuk orang-orang yang lebih mudah memahami dengan melihat daripada membaca.

Bagian-bagian SOP

Setelah memahami format apa saja yang dapat digunakan dalam menyusun SOP, langkah selanjutnya adalah memahami bagian-bagian yang ada dalam sebuah SOP. Bagian-bagian tersebut adalah:

1. Elemen SOP

• Ruang Lingkup, elemen yang menjelaskan tentang cakupan SOP
• Tanggung Jawab, elemen yang menjelaskan tanggung jawab orang-orang yang terlibat atau terkait dengan SOP
• Ketentuan, elemen yang menjelaskan mengenai aturan yang harus dijalankan pada saat menjalankan SOP.
• Penjelasan istilah, elemen yang digunakan untuk menjelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam SOP.
• Referensi, elemen yang berisi rujukan yang digunakan bila tidak ada dalam SOP.
• Peralatan, elemen yang menjelaskan peralatan, tools, instrumen yang digunakan dalam pelaksanaan SOP.
• Peringatan, elemen yang menjelaskan tentang hal-hal yang harus diperhatikan saat menjalankan SOP.
• Prosedur, elemen yang berisi penjelasan prosedur bagaimana melakukan aktivitas, oleh siapa dan bertanggungjawab kepada siapa.
• Lampiran, elemen yang berisi bagian dari SOP yang tidak dimasukkan dalam badan SOP karena bentuk dan jumlahnya tidak dapat dimasukkan dalam badan SOP.

2. Atribut

• Judul, berisi judul SOP, misalnya: SOP Cara Membuat SOP.
• Nama Penyusun, elemen yang berisi siapa saja yang bertanggung jawab menyusun SOP.
• Waktu berlaku, elemen yang berisi masa berlakunya SOP.
• Nomor, elemen yang berisi nomor SOP.
• Jumlah Revisi, elemen yang berisi jumlah revisi SOP.
• Nomor Halaman, elemen yang menunjukkan jumlah halaman SOP.
• Pengesahan, elemen yang menunjukkan bukti sebuah SOP telah disahkan dan akan diimplementasikan.

Kesalahan dalam Penyusunan SOP

Dalam menyusun SOP, ada banyak hal yang harus diperhatikan agar tidak mendapatkan atau mengalami kesalahan fatal dikemudian hari. Berikut adalah contoh kesalahan yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP:

• Penyusun SOP yang tidak kompeten.
• SOP merupakan jiplakan dari perusahaan lain.
• SOP tidak didasarkan dari struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan.
• SOP tidak didasarkan peraturan perusahaan.
• SOP disusun menggunakan sistem birokrasi.
• SOP yang statis dan stagnan.
• SOP tidak dilatihkan.
• SOP tidak dievaluasi.
• SOP tidak diuji coba.