Memo
Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskah dinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note).[1]
Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]] data.[2]
Pembuat dan penandatangan
[sunting | sunting sumber]Memorandum dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Pembuatan dan penandatanganan memorandum menurut Permenpan Nomor 80 tahun 2012 adalah sebagai berikut.
Penandatanganan memorandum menurut Permendagri Nomor 59 tahun 2009 dijelaskan sebagai berikut.[3]
| Pemerintah Provinsi | Pemerintah Kabupaten/Kota | ||
|---|---|---|---|
| No | Jabatan | No | Jabatan |
| 1 | Gubernur | 1 | Bupati/Walikota |
| 2 | Wakil Gubernur | 2 | Wakil Bupati/Wakil Walikota |
| 3 | Sekretaris Daerah | 3 | Sekretaris Daerah |
| 4 | Asisten | 4 | Asisten |
| 5 | Kepala OPD | 5 | Kepala OPD |
| 6 | Sekretaris DPRD | 6 | Sekretaris DPRD |
| 7 | Kepala UPT | 7 | Kepala UPT |
| 8 | Sekretaris OPD | 8 | Sekretaris OPD |
| 9 | Camat | ||
| 10 | Lurah | ||
Susunan
[sunting | sunting sumber]Bagian kepala
[sunting | sunting sumber]- Kop dinas, berisi nama instansi atau satuan organisasi yang ditulis simetris diletakan di tengah atas atau pada sebelah kiri atas. Kop diketik pada saat mengetik memorandum, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Negara. Kop naskah dinas harus menggunakan Lambang Negara.
- Kata memorandum harus ditulis di tengah dan menggunakan huruf kapital.
- Kata nomor ditulis di bawah kata Memorandum dan ditulis dengan huruf kapital.
- Kata Yang terhormat (Yth.) ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan titik sebagai tanda singkatan.
- Kata Dari ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
- Kata Hal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
- Kata Tanngal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.[4]
Batang tubuh
[sunting | sunting sumber]Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, bagian isi dan penutup yang ditulis singkat, padat dan jelas.
Kaki
[sunting | sunting sumber]Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, nama pejabat yang berwenang, dan tembusan (jika perlu).
Rujukan
[sunting | sunting sumber]- ^ Purwanto, Djoko (2006). Komunikasi Bisnis, edisi 3. Jakarta: Erlangga. hlm. 143. ISBN 978-979-781-242-3.
- ^ Dieter, George E. (2000). Reka Bentuk Kejuruteraan (Pendekatan Bahan dan Pemrosesan) (dalam bahasa Melayu). Kuala Lumpur: ITBM. hlm. 801. ISBN 978-983-068-270-9.
- ^ a b Efendi, Khalid (2019-08-07). Menyusun Dan Menandatangani Naskah Dinas :: 4 Jenis Naskah Dinas Sehari-Hari (Memorandum, Nota Dinas, Surat Dinas, Telaahan Staf). Yogyakarta: Deepublish. hlm. 81. ISBN 978-623-209-964-7.
- ^ Kementerian Kesehatan Republik Indonesia (2012-03-27). Pedoman tatalaksana naskah dinas Kementerian Kesehatan: Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 1538 tahun 2011. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI. hlm. 69. ISBN 978-602-235-090-3.